Novinka v GovBox PRO: Hromadný export správ

Strácate čas otváraním každej jednej správy, manuálnym sťahovaním správ a následným premenovaním súborov?

GovBox PRO je služba od Slovensko.Digital, ktorá vám umožní efektívne spravovať úradnú komunikáciu so štátom, či už ide o schránky na slovensko.sk alebo na portáli finančnej správy.

Nová funkcia GovBox PRO Hromadný export správ odstraňuje manuálne, opakujúce sa kroky a umožňuje exportovať dáta v takom rozsahu a štruktúre, aké vyžaduje vaša interná administratíva. Prevezme za vás túto mechanickú, repetitívnu prácu. Zo systému môžete naraz exportovať stovky správ – stačí ich označiť a na pár kliknutí ich vyexportujete v požadovanej štruktúre.

Poriadok, ktorý si sami definujete

Export si nastavíte presne podľa svojich potrieb. Viete si zvoliť, či má obsahovať aj sumár (prehľad) správ, či chcete dokumenty v PDF a aký formát má mať názov výsledných súborov a priečinkov. GovBox PRO vám exportuje dokumenty zo zvolených správ v požadovanom formáte, do vami vybraných priečinkov a so želaným pomenovaním súborov. Z aplikácie si jednoducho stiahnete ZIP súbor, v ktorom budú uložené požadované dokumenty.

Tip: Ak ZIP súbor obsahuje rovnakú štruktúru priečinkov ako cieľový adresár, po rozbalení sa súbory automaticky uložia do existujúcich priečinkov s rovnakými názvami.

Obsah exportu

Export môže obsahovať sumár správ, dokumenty v originálnom formáte a PDF vizualizácie dokumentov z vybraných správ.

Sumár

Sumár je excel dokument (formát .xlsx) so zoznamom všetkých správ v exportovaných vláknach. Slúži ako prehľad toho, koľko akých správ bolo do elektronických schránok doručených, resp. z nich odoslaných. Sumár obsahuje ku každej exportovanej správe základné údaje ako je DIČ alebo IČO a názov daného subjektu, kedy bola daná správa doručená, identifikátory danej správy, jej stav, typ, štítky, ktorými bola správa v GovBox PRO označená, atď.

Vďaka tomu, že sa jedná o tabuľku je možné s ňou jednoducho ďalej pracovať, filtrovať potrebné údaje, skryť nepotrebné stĺpce a mnoho iného podľa vlastných potrieb.

PDF vizualizácie dokumentov

Ak chcete mať dokumenty lepšie čitateľné alebo pripravené na tlač, môžete ich pri exporte automaticky previesť do formátu PDF. GovBox PRO k vybraným dokumentom vytvorí aj PDF verziu, ktorá je vhodná na čítanie a tlač. Táto PDF verzia neobsahuje elektronické podpisy.

Originálne dokumenty

Export vždy obsahuje dokumenty zo zvolených správ v originálnom formáte, väčšinou v ASiC-E formáte, ktoré obsahujú aj podpisy odosielateľov a sú právne záväzné.

Výber správ pre export

Pri exporte vlákien správ máte plnú kontrolu nad ich obsahom. Pomocou filtrov môžete vybrať len konkrétne typy správ, ako napríklad len podania na Finančnú správu alebo potvrdenky a jednoducho tak vynechať nepotrebné technické správy. Tiež si môžete zvoliť, či chcete exportovať iba určitý typ agendy, napr. iba správy, ktoré sa týkajú kontrolného výkazu na finančnú správu, zvyšné typy podaní nebudú v exporte zahrnuté.

Návod na vytvorenie exportu

Pozrite si jednoduchý návod (krok-za-krokom) ako spraviť hromadný export správ z GovBox PRO. Stačí nasledovať tieto jednoduché kroky:

1. Označte Správy
   Vo vašom prehľade správ v GovBox PRO si zaškrtnutím označte všetky vlákna správ, ktoré chcete exportovať. Predtým si môžete samozrejme vlákna správ vyfiltrovať pomocou štítkov (napríklad iba export správ za určité obdobie) alebo cez vyhľadávanie.
2. Zvoľte Hromadnú akciu
   V hornej lište pre hromadné akcie kliknite na možnosť "Exportovať".

   

3. Obsah exportu
   Po otvorení okna s nastaveniami exportu si zvolíte, čo chcete exportovať:
   • súhrnný prehľad (sumár) alebo iba samotné správy,
   • dokumenty aj v PDF formáte,
   • všetky správy z vybraných vlákien alebo iba určitý typ formulára (platí pre FS podania) alebo typy správ, ktoré sa majú exportovať (napr. iba potvrdenky).

   

4. Štruktúra exportu
   Môžete si určiť formát názvov výsledných súborov a priečinkov. Napríklad pre podania a potvrdenky je možné nastaviť odlišný formát. Podrobné informácie nájdete v používateľskej dokumentácii.
5. Uložte a spustite
   Uložte nastavenie a stlačte tlačidlo "Exportovať".
6. Stiahnite export
   Po dokončení spracovania (pri veľkom objeme to môže trvať chvíľu) Vás systém upozorní.

   

7. Link na stiahnutie
   Link na stiahnutie nájdete vo Vašich notifikáciách.

   

Pre koho je GovBox PRO ideálny?

GovBox PRO je špeciálne navrhnutý pre hromadné spracovanie, ktoré robia najmä účtovnícke a právnické firmy, účtovníkov a mzdárov a potrebujú:

• Zasielať množstvo podaní na Finančnú správu alebo cez slovensko.sk.
• Zefektívniť svoje procesy a ušetriť čas.
• Spoľahlivé a jednoduché riešenie pre podávanie výkazov.

Vyskúšajte GovBox PRO ešte dnes!

Viac o GovBox PRO nájdete na stránke služby.

Ak sa vám tento článok páčil, sledujte nás aj na sociálnych sieťach: Facebook, LinkedIn, Instagram alebo Twitter.